Подготовка к выставке: чек-лист на 2 месяца

Выставка — это не только стенд. За два месяца нужно забронировать площадь, спроектировать и построить стенд, пройти согласования с площадкой, подготовить команду, материалы и план встреч. Собрали всё в один план по неделям: распечатайте и вычёркивайте.

За 8 недель: цели и площадь

• Сформулировать цель участия: сколько контактов, встреч, договоров вы хотите получить. От этого зависит формат стенда.
• Забронировать площадь у организатора. Решить: оборудованная или необорудованная площадь.
• Выбрать тип и размер участка — линейный, угловой или островной, какой площади.
• Получить у организатора план павильона, условия участия и техническое руководство площадки.
• Определить бюджет на стенд, логистику, командировки и материалы. Ориентиры по стенду — на странице «Сколько стоит выставочный стенд».

За 7 недель: бриф и концепция стенда

• Выбрать застройщика и отправить ему бриф: цель, площадь, номер участка, что показываете, сколько людей работает на стенде.
• Перечислить экспонаты с габаритами и весом, оборудование, которому нужно электричество.
• Получить 2–3 концепции стенда и выбрать одну.

За 6 недель: дизайн и проект

• Утвердить 3D-визуализацию стенда.
• Получить рабочий проект: чертежи, материалы, электрическую схему. Подробнее — в чём разница между дизайном и проектированием.
• Подписать договор на изготовление и застройку, зафиксировать сроки и смету.
• Если стенд двухэтажный, документы на аккредитацию застройщика уже пора подавать: в BELEXPO — не позднее 45 рабочих дней до монтажа.

За 5 недель: графика и материалы

• Подготовить макеты графики для стенда: логотип, ключевое сообщение, фото продукции.
• Заказать печатные материалы: буклеты, каталоги, визитки, прайсы.
• Продумать, что будете раздавать и как собирать контакты посетителей: форма, QR-код, планшет.

За 4 недели: производство и документы

• Застройщик запускает производство конструкций.
• Подать документы на аккредитацию одноэтажного стенда: в BELEXPO — не позднее 15 рабочих дней до начала монтажа. Если стенд строит подрядчик, проверьте, что он этим занимается.
• Заказать у площадки дополнительные услуги: электричество, интернет, подвесы, уборку.

За 3 недели: команда и встречи

• Определить, кто работает на стенде и по какому графику.
• Провести инструктаж: кто встречает посетителей, кто ведёт переговоры, как фиксировать контакты.
• Пригласить клиентов и партнёров на стенд, договориться о встречах заранее.
• Объявить об участии на сайте и в соцсетях: номер стенда, даты, что покажете.

За 2 недели: логистика

• Спланировать доставку экспонатов и материалов, разгрузку на площадке.
• Оформить пропуска для персонала и монтажа.
• Забронировать жильё и транспорт, если выставка в другом городе.

Неделя выставки

• Монтаж стенда в дни заезда — обычно 3–5 дней для индивидуального стенда. Принять стенд у застройщика, проверить свет и электрику.
• Разложить материалы, проверить экспонаты и технику.
• Каждый вечер сводить собранные контакты в одну таблицу.

После выставки

• Демонтаж и вывоз стенда, при необходимости — хранение до следующей выставки.
• В течение 3 дней написать или позвонить всем, с кем говорили на стенде, пока вас помнят.
• Посчитать результат: контакты, встречи, сделки, стоимость одного контакта. Записать, что улучшить к следующей выставке.

Если времени меньше

Если до выставки осталось меньше месяца, позвоните нам: за один разговор скажем, что реально успеть с учётом требований площадки. Мы берём на себя дизайн, проект, документы для площадки, изготовление и застройку стенда. Требования главной площадки Минска — на странице «Стенды на выставки в Минске».